フランス赴任が決まったらまずやるべきこと

駐在準備
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はじめに

 
こんにちは!フランス駐在員のヤリイカです。

私は2018年夏にフランスに赴任して来ましたが、フランスに赴任すると決まってから実際に赴任するまで非常にたくさんの手続きがありました。

 私の会社は社員の海外赴任が多く、ある程度サポートしてくれたのでよかったですがそれでもかなりのことを自身で調べて、動いて準備する必要がありました。

 今の時代googleで検索すればほとんどのことは自分で調べられますが、フランス赴任に関しては東南アジアやアメリカと比べてそもそも赴任している人自体が少なく経験談があまり見つからないこともあり、結構苦労しました。

 ということで、このブログでは私がフランス赴任に向けて準備してきた中で「こんな情報がネットに転がっていたら助かったな」と思うことをなるべく詳しく、網羅的に記録として残していきたいと思っています。

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まずやるべきこと:赴任準備ファイルを作ろう

 やらなければならないことが大量にある赴任準備。私がまず取り掛かったのは赴任準備ファイルの作成でした。様々なことを同時並行で漏れなく進めていかなければならないので、「このファイルを参照すれば漏れなく進捗が確認できる」と言い切れるようなExcelファイルを作成しました。 

なぜExcelファイルなのか

 Excelファイルを選んだ理由は、

  • スケジュール管理がしやすい(ガントチャートの作成が容易)
  • アイテム毎にシートが追加できる
  • ToDoリストや買い物リストが作りやすい

などです。OneNoteも良いかもしれませんが、ガントチャートやToDoリストはExcelが一番簡単で作りやすいので、私はExcelで作成しました。

ファイルの構成(一例)

 イメージとしては以下のような形です。ガントチャートやToDoリストといったコアのシートと、ちょっとしたメモや備忘録、情報の切り貼りに使える各アクションアイテムの詳細シートがそれぞれ存在しているといったかたちです。

赴任準備ファイル (Excel) の一例:コアシート(タイムライン)

 以下は詳細シートのほんの一例ですが、毎回インターネットを参照するのが面倒だったので Flightのシートに東京-パリ間の直行便ダイヤの画像を貼り付けていました。こんな感じで、詳細シートにはよく参照する情報を貼ったりして使っていました。あとは家探しのときには気になる物件のURLや部屋の画像を貼り付けたりもしていました。

赴任準備ファイル (Excel) の一例:詳細シート

もちろん人それぞれ合うやり方があると思いますが、私にとってはこのファイルが赴任準備の肝でしたので、とにかく大事なことは繰り返しになりますが「このファイルを参照すれば漏れなく進捗が確認できる」と自分が信頼できるファイルを作ることだと思います。

赴任準備はプロジェクト管理と似ている

 私が赴任準備をしていて感じたことは、「赴任準備はビジネスにおけるプロジェクト管理と似ている」ということです。

  • 決められたタイムラインでタスクをこなさなければならない
  • 同時に複数のタスクをこなさなければならず、一つでも欠けると失敗する
  • がむしゃらに手をつけるのではなくプランを立てる必要がある

などなど。

ビジネスでは「来年○月に新商品を上市します!」といったゴールが設定され、そこから逆算してタイムラインやマイルストンを設定していくことがあると思いますが、赴任準備もそれと同様に「来年○月にフランスに赴任します!」ということが決まったら、逆算して何をいつまでに準備しなければいけないか、計画を立てないといけないので、その点ですごく似ていると感じました。


 今回の記事では、フランス赴任が決まったらまずやるべきこととして「赴任準備ファイルの作成」を紹介しました。

 実際にどういった項目が必要だったか、各シートにはどんなことを記載していたかについてはまた記事にしたいと思います。

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